Uttrycket ”Information overflow” används då och då när man talar om information och kommunikation. Fritt översatt kan det beskrivas som ett informationsöverflöd. Vad menas egentligen med det? Det är väl bra med information? Att känna sig väl informerad som medarbetare inom en organisation ska vara en bra känsla. Att besitta information är att inneha makt över situationen, eller?

Faktum är att om organisationen inte har förmågan att fokusera kommunikationsinsatser till vad som är viktigast för organisationen och/eller saknar förmågan att målgruppsanpassa kommunikationen upplevs den som ostrukturerad och satt ur sitt sammanhang. För medarbetaren är det otroligt viktigt att få reda på hur detta nya som kommuniceras berör dem på ett tidigt stadium.

Om organisationen har gjort det lätt för sig genom att ”dränka” medarbetarna i ostrukturerade budskap av skilda dignitet via olika kanaler som t ex en nyhetssida på intranätet eller personaltidning. Då har man inte förstått hur viktigt det är för medarbetaren att förstå sammanhanget mellan vad som kommuniceras och organisationens mål och aktuella prioriteringar. För att medarbetaren ska få chansen att kunna omsätta informationen till sitt dagliga arbete bör det sammanhanget vara tydligt för just den medarbetaren.

Det handlar egentligen inte om ett informationsöverflöd. Det handlar om hur man lyckas att kommunicera i ett sammanhang.

Vad behöver organisationen för att inte skapa "Information overflow"? 

• En överblick över planerade kommunikationsaktiviteter/kampanjer
• En radarfunktion som identifierar potentiella krockar i budskapsfloran
• Ett sätt att fokusera kommunikationsinsatser till vad som är viktigast för organisationen. 

Vad behöver kommunikatörer och förändringsledare?

• Väl genomtänkta kommunikationsplaner med hög kvalitet
• Ett systematiskt och konsekvent sätt att planera kommunikationsaktiviteter
• Verktyg som hjälper organisationens interna kunder att kommunicera med hög kvalitet
• Förmåga att kunna planera för framtiden och upptäcka vad som kan komma att hamna på radarn för kommunikation
• Ett sätt att matcha organisationens behov och utveckla kommunikationsprocesser och aktiviteter gentemot dessa.
• Hitta rätt tid att kommunicera

Det handlar mångt och mycket om en förmåga att prioritera kommunikationsinsatser.

Bill Quirke har tagit fram sju användbara planeringsverktyg och ett frågebatteri för att underlätta prioriteringen av kommunikationsinsatser/aktiviteter.

Kommunikatörer och förändringsledare bör ställa sig följande frågor inför alla kommunikationsinsatser: 

• Vilka är organisationens mål och prioriteringar?
• Vilka är berörda och på vilket sätt?
• Vilka är målen för kommunikationen för respektive målgrupp?
• Vilka budskap behöver vi kommunicera?
• Vilka kanaler kommer att användas för att få ut budskapen?
• Hur kommer effekten av kommunikationsaktiviteterna att mätas?
• Vem/vilka är ansvariga för distributionen?

Dessutom bör man besvara dessa frågor för att kunna göra en prioritering av kommunikationsaktiviteter: 

• Vilka delar av organisationen berörs? Övergripande/Lokalt?
• Vilka är målen med kommunikationsaktiviteten?
• Vad måste kommunikationsaktiviteten bidra med för att kunna möta upp organisationens / den interna kundens behov?
• Kommer kommunikationsinsatsen/aktiviteten att hjälpa organisationen att nå sina mål?
• Vilka delar av organisationen är berörda?
• Till vilken proportion är de berörda (1-100%)
• Kommer frågan/förändringen/problemet upplevas som betydelsefullt för de berörda?
• Vilket genomslag kommer frågan/förändringen/problemet ha på de berördas dagliga arbete? (hög-medium-låg)
• Hur angeläget är det att kommunicera frågan/förändringen/problemet? (ex. Inom en månad).

Tillämpar organisationen en tydlig process för planering och prioritering av interna kommunikationsinsatser skapar man bättre förutsättningar för ledningens behov av att förändra organisationen. Medarbetarna kommer att känna sig väl informerade, de kommer att få ett större förtroende för ledningen och de kommer ha lättare för att tackla förändringar som t ex organisationsförändringar, förändringar i arbetssätt och ekonomiska neddragningar.

Organisationen tjänar på det. Den tjänar i den effektivitet och energi som annars skulle varit betydligt mer nedsatt i tider då organisationen behöver genomföra förändringar sammankopplade med svåra beslut som t ex varsel och personalneddragningar.

/RM

Resurser:

http://www.synopsisonline.com/product/planningtool.asp